Reduzca sus costes por factura

La generación de facturas con los sistemas tradicionales basados en papel supone un elevado coste tanto directo como oculto derivado de: Tiempo de personal en la impresión, ensobrado, franqueo y envío. Coste de papel, sobres, tinta, sellos, ... Necesidad de espacio para almacenar los documentos tal y como marca la ley. Costes adicionales en tiempo y en materiales para buscar, reimprimir y reenviar facturas “Además, cada factura, según Campos, tiene un coste medio de 1,40 euros, mientras que con una factura telemática ese coste se reduce a entre 10 y 15 céntimos de euro por factura. El ahorro es el mejor argumento para su extensión generalizada.

“El tema es revolucionario, porque además del sustancial ahorro económico, permite acortar los tiempos y reducir si no suprimir- los enormes espacios de almacenamiento físico que requieren las facturas tradicionales”(Fuente: Computing)

“La facturación telemática ... se basa en la aplicación de mecanismos que permiten garantizar los principios básicos exigibles a la facturación: La autenticidad del origen de las facturas electrónicas y la integridad de su contenido, lo que impide el repudio de la factura por su emisor.”

ORDEN HAC/3134/2002, de 5 de diciembre, sobre un nuevo desarrollo del régimen de facturación telemática

COMPONENTES DEL SISTEMA

ÍNTELEFAC BASE

El módulo base incorpora las funciones de generación y envío de las facturas en formato pdf. Permite el envío mediante correo electrónico o mediante ftp.

Se licencia por ordenador en el que se instala. Típicamente, se instala en un servidor para ser utilizado por el personal administrativo autorizado.

La instalación contempla la conexión con el sistema de facturación (ODBC), el mapeo de los datos a gestionar y la generación en Cristal Reports del impreso a transmitir. Este proceso supone aproximadamente tres días de trabajo  y puede completarse en una semana.

ÍNTELEFAC GESTION

El módulo de gestión complementa las funciones del módulo base facilitando las tareas de almacenamiento ordenado, búsqueda, visualización, impresión y reenvío de las facturas generadas con INTELEFAC Base.

Se licencia igualmente por ordenador (servidor).

La instalación contempla la organización del sistema de archivo y supone un día de trabajo aproximadamente.

ÍNTELEFAC EDIFACT

Este módulo está orientado a las empresas que gestionan su comunicación con el estándar EDIFACT, proporcionándoles la misma funcionalidad que el módulo base adaptada a las especificidades del estándar.

Se licencia por ordenador en el que se instala.

La instalación contempla la conexión con el sistema de facturación (ODBC), el mapeo de los datos a gestionar y la generación en Cristal Reports del impreso a transmitir. Este proceso supone aproximadamente de dos a tres semanas de trabajo y puede completarse en un mes o dos dependiendo de la disponibilidad del personal de nuestros clientes.

ÍNTELEFAC LECTURA

Para que sus clientes puedan leer las facturas enviadas sin necesidad de adquirir un software específico o de acceder al contenido de las facturas a través del servicio ofrecido por la AEAT, ponemos a su disposición este módulo complementario que permite a sus clientes la lectura e impresión de los documentos recibidos.

Cada instalación recibe 10 licencias de lectura para ser distribuidas entre los clientes. En caso de desear un mayor número de licencias de lectura, ponemos a su disposición packs de licencias a precios muy competitivos.

En el caso de que un cliente desee adquirir el módulo de lectura, puede hacerlo directamente desde nuestra web.

Instalación Sencillez, rapidez, eficiencia: BENEFICIOS

La instalación y la puesta en marcha de ÍNTELEFAC están diseñadas con los criterios de sencillez, eficiencia y rápido aporte de valor característicos de nuestros productos.

Ejecutamos en paralelo los procesos oficiales necesarios con la AEAT, mientras definimos la integración con el sistema de facturación existente y generamos el modelo de impreso que generará los archivos pdf a transmitir posteriormente.

El proceso, para el módulo base, puede ser realizado en una semana recibiendo de forma inmediata los beneficios del nuevo sistema. 

A partir de ese momento, el sistema ya está listo para operar. Para ello es recomendable establecer un procedimiento oficial para la firma de contratos con los terceros a fin de definir las reglas de comunicación (confirmación de recepción por excepción o siempre, capacidad de leer los envíos, etc.)y para el envío de la clave pública a esas empresas.